Compliance-Richtlinien (Verhaltenskodex)

(nts Ingenieurgesellschaft mbH wird im Folgenden "nts" abgekürzt)

1 Definition und Anwendungsbereich
Compliance bedeutet die Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen.
Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter und Geschäftsführer der nts. Sie enthält die grundlegenden Regeln für unser Verhalten innerhalb der nts sowie gegenüber unseren Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit.

2 Ziele
Diese Richtlinie dient der Vorbeugung von Verstößen gegen gesetzliche Bestimmungen und Aufdeckung und Sanktionierung bereits begangener Compliance-Verstöße, insbesondere dem Wettbewerbsrecht und internen Richtlinien der nts.
Ihr Ziel ist es, über die wichtigsten Verbote des Wettbewerbsrechts aufzuklären und klare Verhaltensanforderungen aufzustellen, um Verstöße zu verhindern. Sie konzentriert sich auf die wesentlichen Verbote, die für die tägliche Arbeit von Bedeutung sind.

3 Grundsätzliche Verhaltensanforderungen
Jeder Mitarbeitende ist verpflichtet:

• die in seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen einzuhalten
• fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen zu sein
• das Ansehen der nts zu achten und zu fördern
• Interessenkonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten zu vermeiden
• sich oder anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen
• die Bestimmungen über die Arbeitssicherheit, den Umweltschutz und den Datenschutz einzuhalten
• Compliance-Verstöße der Geschäftsführung unverzüglich zu melden

Jeder Vorgesetzte ist darüber hinaus verpflichtet:

• Mitarbeitende nur nach ihrer Leistung zu beurteilen
• die Einhaltung dieser Richtlinie in seinem Verantwortungsbereich sicherzustellen.

4 Gleichbehandlung
Wir respektieren die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen. Wir arbeiten mit Frauen und Männern unterschiedlicher Nationalität, Kultur, Religion und Hautfarbe zusammen. Wir dulden keine Diskriminierung und keine Ausgrenzung aufgrund sexueller Neigungen sowie keine sexuelle oder andere persönliche Belästigung oder Beleidigung. Diese Grundsätze gelten sowohl für die interne Zusammenarbeit als auch für das Verhalten gegenüber externen Personen.

5 Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Dritten
nts erwartet von Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern

• die Einhaltung aller geltenden Gesetze
• das Unterlassen von Korruption
• die Beachtung der Menschenrechte
• die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit
• die Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs
• den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter
• die Einhaltung der relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zur Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und Datenschutz.

6 Interessenkonflikte
nts erwartet von seinen Mitarbeitenden absolute Loyalität gegenüber dem Unternehmen.
Alle Mitarbeitenden müssen Situationen vermeiden, in denen ihre persönlichen oder finanziellen Interessen mit denen des Unternehmens in Konflikt geraten. Unvermeidbare persönliche Interessenkonflikte sind der Geschäftsführung offen zu legen. Im Zweifelsfall ist eine Rücksprache mit der Geschäftsführung erforderlich.
Um einen Interessenkonflikt zu vermeiden, dürfen folgende Aufträge nur dann erteilt bzw. angenommen und die Tätigkeiten nur dann durchgeführt werden, wenn sie vorher von dem zuständigen Geschäftsführer genehmigt wurden:

• Aufträge an nahestehende bzw. von nahestehenden Personen (z. B. Ehegatten, Verwandte, Freunde und private Geschäftspartner)
• Aufträge an und von Unternehmen, in denen nahestehende Personen arbeiten
• Aufträge an und von Unternehmen, an denen nahestehende Personen mit 5 % und mehr beteiligt sind
• Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen
• Nebentätigkeiten für Geschäftspartner

7 Einladungen, Geschenke und andere persönliche Vorteile
Grundsätzlich dürfen Mitarbeitende persönliche Vorteile weder für sich noch für ihnen nahestehende Personen fordern, sich versprechen lassen oder annehmen. Mitarbeitende dürfen persönliche Vorteile (z. B. Einladungen in Restaurants oder zu Sportveranstaltungen oder Geschenke) nur annehmen, wenn nicht der Eindruck entsteht, von ihnen werde eine Gegenleistung erwartet.
Der Vorteil muss im Rahmen allgemein üblicher Geschäftsgepflogenheiten liegen und darf nicht gegen ein Gesetz verstoßen. In Deutschland sind je Person und Jahr Geschenke im Wert von insgesamt 35 Euro an Geschäftspartner zulässig und können als Betriebsausgabe geltend gemacht werden (§ 4 Absatz 5 EStG). Zusätzlich können Streuwerbeartikel (Kalender, Kugelschreiber, Zollstöcke usw.) unter 10 Euro pro Stück verteilt werden. Maßgeblich sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

8 Verbot von Bestechung und Korruption
Um einen fairen Wettbewerb zu gewährleisten sind Bestechung und Korruption verboten. Kein Mitarbeitender darf Bestechungsgelder annehmen, anbieten oder gewähren. Im Umgang mit staatlichen Stellen oder Behörden ist besonders darauf zu achten, dass diesen keine Zahlungen oder sonstige Vorteile versprochen oder gewährt werden, um eine Handlung eines Beamten oder anderen Amtsträgers zu beeinflussen.
Auch gilt, dass keine Wertgegenstände an Beamte, Kunden und Mitarbeitende etc. mit der Zielsetzung übergeben werden einen Auftrag zu erhalten, zur Beeinflussung von Behörden oder geschäftlichen Entscheidungen, zur Aufrechterhaltung einer Geschäftsbeziehung oder zur Verschaffung eines billigen Vorteils. Auch dürfen aus den zuvor genannten Gründen keine Wertgegenstände von den Mitarbeitenden angenommen werden.

9 Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Gesundheit
Im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeitenden und Besucher hat jeder Mitarbeitende an seinem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten. Vorschriften und Gesetze zum Umweltschutz sind von den Mitarbeitenden einzuhalten.

10 Datenschutz
Zum Schutz der Privatsphäre der Mitarbeitenden zählt auch der Schutz personenbezogener Daten. Es werden ausschließlich nur Daten erfasst, die für betriebliche Aufgaben benötigt werden und gesetzlich erforderlich sind. Der Zugang zu diesen Daten beschränkt sich nur auf die Mitarbeiter, die diese für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, z. B. Personalabteilung. Gleiches gilt auch für Daten von Kunden, Geschäftspartnern und sonstigen Personen.
Mitarbeitende, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, müssen sorgfältig mit diesen Daten umgehen. Die Mitarbeitenden stellen sicher, dass diese Daten nicht verloren gehen, veröffentlicht oder von Dritten missbraucht werden. Für Fragen zum Datenschutz steht der Datenschutzbeauftragte zur Verfügung. Mitarbeitende sind angehalten, firmenbezogene Passwörter zu schützen und diese nicht öffentlich einsichtig zu notieren.

11 Verhalten gegenüber Wettbewerbern
Das Wettbewerbsrecht und das Kartellrecht sind zu beachten. Es dürfen keine Angaben zu Preisen und Konditionen mit Wettbewerbern ausgetauscht oder abgesprochen werden. Ebenso sind Absprachen mit Wettbewerbern über eine Marktaufteilung nicht zulässig.

12 Hinweise auf Verletzung der Compliance-Richtlinie
Verstöße gegen diese Regeln können dazu führen, dass sich die Mitarbeitenden, deren Kollegen und auch nts als Unternehmen sowohl einem Reputationsrisiko als auch rechtlichen Nachteilen aussetzen. In gravierenden Fällen kann die Aufsichtsbehörde ein Bußgeld verhängen oder die Erlaubnis zum Betreiben der Geschäfte gegenüber der Gesellschaft oder den verantwortlichen Mitarbeitern widerrufen bzw. suspendieren. Darüber hinaus können Verstöße, die eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten darstellen, zu Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses durch nts führen.

13 Ansprechpartner | Compliance Beauftragter
Wenn Ihnen Compliance-Verstöße bekannt werden, informieren Sie die Geschäftsführung.